Có vẻ như trình duyệt của bạn đang tắt JavaScript. Vui lòng bật JavaScript và thử lại.
Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp
Quản lý kho hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến 5 lợi ích chính sau:
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận hoặc do thất thoát do mất hàng trong kho, hoặc tổn thất do trượt giá.
Một số mặt hàng như: điện máy, thời trang là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc trượt giá. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Một quy trình quản lý kho minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí lưu kho.
Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Đối với hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Điều này sẽ khiến chi phí lưu kho bị “đội” lên cao. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh. Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” và cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng.
Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.
Nếu việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S iWAREHOUSE có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này - Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho - Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa - Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê
Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy
SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.
Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.
Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU
Định nghĩa về quy trình quản lý kho
Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa..
Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.
Hệ thống lưu kho và truy xuất tự động AS/RS
Thuật ngữ AS-RS là viết tắt của từ Automated Storage and Retrieval Systems có nghĩa là hệ thống lưu kho và truy xuất tự động. Kệ kho chứa hàng AS-RS bao gồm 1 hệ thống khung giàn (racking) kết cấu cứng vững kết hợp với 1 hệ thống crane tự động để nhập, xuất hàng. Điểm đặc biệt của AS-RS là hệ thống được thiết kế rất cao (có thể lên tới 40m), tận dụng tối đa chiều cao kho và khả năng nâng hạ của cần trục.
Nếu được thiết kế thêm hệ thống băng tải vận chuyển tự động thì AS-RS hoàn toàn không cần có sự xuất hiện của con người để thao tác trong kho. Kho pallet tự động cực kì phù hợp trong những kho lạnh, kho đông, kho thủy hải sản, bia, nước giải khát…Nơi mà các sản phẩm được bảo quản ở điều kiện nhiệt độ âm sâu, không an toàn với con người.
Hệ thống lưu kho và truy xuất tự động AS/RS
Lợi ý của việc thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả
Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các doanh nghiệp cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.
Việc quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giám sát sản phẩm lưu kho của mình tốt hơn. Từ đó tránh việc sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hay thất thoát.
Quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi. Từ việc nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa.
Các bước trong quy trình quản lý kho hàng
Quy trình quản lý kho hàng hóa sẽ bao gồm 7 bước: Nhập kho, Lưu kho, Lấy hàng, Xuất kho, Hoàn hàng (nếu có), Kiểm kê và Báo cáo kiểm toán. Tối ưu hoá 7 bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho.
Hàng hóa sau khi được đưa về kho cần được kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Mọi thông tin chi tiết về hàng hóa (bao gồm nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập kho, số lượng, kích thước, khối lượng, màu sắc, tình trạng hàng hóa…) sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/excel.
Đọc thêm: Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel có còn hiệu quả
Hàng hóa tiến hành lưu kho sẽ được phân bổ vào các vị trí trong kho theo nguyên tắc đã định trước. Doanh nghiệp có thể phân chia hàng hóa lưu trữ theo khu vực:
Hoặc phân loại theo chủng loại, kích thước,… để thuận tiện cho việc lấy hàng và quản lý kho. Khi sắp xếp hàng hóa vào kho, thủ kho sẽ in tem & Dán tem lên Thùng/Pallet sản phẩm, sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.
Lưu ý, việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của thủ kho cũng như nhân viên kho để đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho của mình.
Tại bước này, nhân viên kho sẽ tập kết số lượng và loại hàng hóa theo đơn hàng để chuẩn bị xuất kho. Doanh nghiệp có thể thực hiện lấy hàng theo hai cách:
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ hiện đại như Pick to Light để hỗ trợ lấy hàng nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Bước 1: Bước xuất kho được bắt đầu ngay khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Bước 2: Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra hàng hóa tồn kho nhằm xác định xem số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không. Việc kiểm tra hàng tồn kho thường được doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ trước đó. Trong trường hợp không đủ tồn kho phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho.
Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng xuất kho theo yêu cầu, người thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Đi kèm với đó, quản lý khu vực kho vận cũng cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác nhằm đảm bảo công việc xuất kho đúng theo quy định.
Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.
Bước 5: Kế toán kho cập nhật nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ cần hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.
Hoàn trả hàng không phải là một bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho. Bước hoàn hàng sẽ diễn ra khi chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Quá trình hoàn trả hàng cần trải qua nhiều bước. Đồng thời, hai bên mua – bán cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản gồm:
Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kê gồm các bước:
Bước 1: Người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.
Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.
Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân.
Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách.
Kiểm kê kho theo định kỳ là một bước quan trọng
Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò quan trọng, khi nó là cơ sở phục vụ việc xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp.
Để công việc thống kê, báo cáo đạt hiệu quả cao nhất cũng như đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin của ban quản trị, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu báo cáo dưới đây:
Để trở thành người quản lý kho giỏi, người thủ kho cần làm gì? Đón đọc: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ
